6ef83-programma

Stop met projecten. Schrijf een verhaal.

Heel veel energie van lokale besturen gaat vandaag naar projecten. Dat is goed, want projecten staan voor dynamiek én een eindpunt. De samenhang van projecten maak je door eerst een programma te schrijven. En een goed programma heeft een goed verhaal.

Losse onderdelen

We zijn bijzonder goed in het maken van projecten. Een probleem wordt gevat in een vraag, die diverse oplossingen krijgt. Een actieplan wordt opgemaakt met mijlpalen, een timing en meetindicatoren. Het project krijgt een projectverantwoordelijke, krijgt mensen en geld toegewezen. En op het einde van het project wordt er al eens een evaluatie gemaakt. Dat is goed. Maar vaak niet goed genoeg.

Kan je hier een auto in herkennen? Foto: Bart Noels – Interieur 2010

Het probleem met projecten is immers vaak dat ze worden opgestart vanuit een enkelvoudig probleem in een bepaalde sector van het lokaal bestuur. Een project staat soms los, het krijgt of heeft soms geen context. De duurzaamheid en inbedding is niet gewaarborgd. Er is geen bindend en overkoepelend verhaal.

Neem bijvoorbeeld ict-projecten in een stadsbestuur. Ict-ers zijn meestal bezig met tal van projecten: het systematisch opbouwen van databanken en databeheer voor personen, geografische informatie, bedrijfsgegevens, processen of producten. Aan die databanken wordt beheerssoftware gekoppeld, en de databanken worden onderling gekoppeld. Projecten dus. En de rode draad in al die projecten is veelal het gebruik van authentieke bronnen, automatisering, efficiënter maken. Maar die rode draad wordt veelal niet expliciet gemaakt. Het verhaal waarom je iets doet blijft achterwege. En zo ziet een schepencollege die ict-investeringen passeren, en maakt een lid van het college al eens de opmerking “dat ict zo duur is”. Terwijl je met die ict-projecten achterliggend al een stukje bezig bent met organisatieverandering. En dat is dan weer het domein soms van HR, die ook al bezig is met projecten.

Uitleggen waarom je project nodig is, wordt in de beste gevallen beschreven in de projectdefinitie. Maar de vraag is: waar past het project in het langetermijnprogramma van de gemeente? Hoe zal het project bijdragen tot de brede beleidsdoelstelling in het lokaal bestuur? Voor de vertaling van project naar beleidsdoelstelling is een programma dan bijzonder handig.

Moeten we stoppen met projecten?

Helemaal niet. De titel van dit stukje nodigde eerder uit om de rest te lezen. Je kan projecten blijven opstarten, maar eerst moet je wel een programma definiëren.

Als je je dienstverlening grondig wil aanpakken heb je een pak volk en een pak projecten nodig. Een programmaverantwoordelijke moet waken over de algemene timing en de samenhang. En diverse projecten, met hun eigen team en verantwoordelijken, kunnen dan werken op facetten zoals kanaalstrategie, fysieke inrichting van loketten, informatica, databeheer, processen, gebruikersonderzoek, marketing,…

Het is wijs om in een bestuur niet enkel aan de slag te gaan met projecten en projectverantwoordelijken, maar eerst een programma te definiëren, en daar ook een programmaverantwoordelijke voor aan te duiden. Die moet waken over de samenhang van de projecten, de vertaling naar beleidsdoelstellingen.
Dat hoeft geen nieuwe functie te zijn, dat hoeft geen extra werklast op te leveren. Het gaat om een rol, om iemand die de taak krijgt samenhang en integraliteit te bewaken. Iemand die de projectleiders niet alleen een pluim geeft omdat hun project slaagt, maar nog meer omdat het project bijdraagt tot het realiseren van het programma, en dus de beleidsdoelstelling.

Schrijf een verhaal, geen lijstje

Lang en met veel mensen werken rond iets vergt een goed verhaal. Je moet medewerkers kunnen motiveren zodat ze vanuit hun vakkennis of ervaring iets kunnen inbrengen, zodat ze hun meerwaarde kunnen leveren. Je moet beleidsverantwoordelijken een antwoord kunnen bieden op hun beleidsvragen. Gebruikers moeten zien dat wat het lokaal bestuur wil bereiken iets voor hen is, dat een meerwaarde zal opleveren voor hun dagelijks leven.

Een programma moet dat verhaal kunnen leveren. Een allesomvattend verhaal waar iedereen die betrokken is zich in kan thuis vinden, waarmee iedereen aangesproken wordt. Een verhaal is geen bundeling van projecten, geen lijstje. Een verhaal is een legger, een klare boodschap die de drager is voor de veelheid van acties en projecten. En dat verhaal kan kort zijn, misschien beter zelfs. Want je moet het soms eens in vijf minuten kunnen brengen.

Als je een verhaal hebt en kan brengen, zal je ook in alle stappen die je nodig hebt ook een kapstok hebben om je deelproject uit te leggen. Het begrip is groter, de weerstand is minder, de betrokkenheid stijgt. En dat levert impact.